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关于做好新冠肺炎疫情防控工作文件材料收集归档工作的通知

发布人:胡志建 发布时间:2020-03-07 11:52 点击数量:

校属各部门:

新冠肺炎疫情发生以来,党中央、国务院高度重视,作出一系列重大决策部署,学校党委行政积极响应,迅速安排,制定了有效的工作措施加强疫情防控,形成大量文件材料。这些文件材料是党委行政和各部门及全校师生防控新冠肺炎疫情最基础、最真实、最权威的记录,对于今后工作查考、科学研究、宣传教育、经验借鉴具有十分重要的价值。因此,做好新冠肺炎疫情防控(以下简称“疫情防控")工作文件材料的收集归档工作意义重大。根据国家档案局、重庆市档案局有关文件精神,现将疫情防控文件材料归档工作通知如下:

提高站位,高度重视

各部门在做好疫情防控工作的同时,应高度重视“防控档案”的收集整理归档工作。要指定专人(或原部门兼职档案员)负责,明确职责,落实责任,认真做好疫情防控工作中各种文件材料(包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等)的收集和整理工作。特别是要将文件材料收集延伸到疫情防控工作第一线,积极主动做好疫情防控文件材料的日常收集管理及时将疫情防控工作文件材料归档,把开展疫情防控工作的档案资料完整保存下来。

、明确范围,应收尽收

各部门应结合实际,根据疫情防控工作文件材料的归档范围做好收集归档工作,保证“应收尽收”,确保疫情防控档案资料的真实、完整、系统和安全。归档的文件材料主要包括以下范围

综合类材料。

1.上级单位转发、下发的关于疫情防控工作的重要批示、指示、部署、规定、通知、通报等文件材料;

2.上级部门及有关领导督导检查疫情防控工作的相关文件材料

3.本校建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定等形成的文件材料;

4.有关疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函和复函等文件材料

二) 实施类材料。

1.关于疫情防控工作的工作计划、实施方案、工作报告、工作总结、大事记等;

2.召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料;

3.有关疫情防控工作的要求、规定、办法、意见、通知等文件材料;

4.关于疫情防控工作的工作报告、工作总结、大事记等;

5.关于疫情防控工作的摸排监测、健康登记、晨午检等工作中形成的统计报表、动态数据等文件材料;

6.在疫情防控中强化校园卫生管理,对校园开展环境消杀和卫生监督工作形成的文件材料;

7.在疫情防控中加强校园安全管理,对出入学校校门,出入学校宿舍、食堂、办公场所等进行卫生检疫和管控等工作形成的文件材料;

8.本校在疫情防控期间加强顶岗实习学生管理、开展线上教学等工作形成的文件材料

9.师生参与各地镇(村)社区疫情防控的文件材料。

三) 保障类材料。

1.学校疫情防控工作对药品、药械及卫生防护用品等要素物资需求形成的文件材料;

2.组织防治药品、医疗用品和相关物资保障和生活保障等方面形成的文件材料;

3.接受社会捐赠资金、物资分配、使用情况形成的文件材料。

四) 宣传类材料。

1.开展防疫基本知识宣传、教育、培训等形成的文件材料;

2.宣传党中央和国务院和上级相关决策部署、法律法规、防控知识的宣传、科普材料;

3.学校疫情防控先进人物和先进事迹形成的文件材料;

4.有关疫情防控工作的公告、信息、专报、简报等文件材料;

5.新闻媒体采访报道学校疫情防控工作形成的文件材料;

6.“重财学子”抗疫作品征集、“武汉加油、中国加油”接力等线上主题团日活动等文件材料。

五) 督查类材料。

1.开展情况防控工作落实情况督查形成的文件材料;

2.对疫情防控工作落实中的问题线索进行核查形成的文件材料;

(六)其他与疫情防控工作有关的文件材料。

三、强化要求,保证落实

(一)本次归档属重大活动专项归档,由作为疫情防控工作主要承办部门之一的党政办公室牵头负责归档工作。各归档部门负责收集、整理、组件,填写《档案移交目录表》后,将纸质档案和电子档案一起移交党政办公室,由党政办公室统一分类、编号、组卷。

(二)除音像、实物档案外,一般需电子档案与纸质档案同步归档。文件是电子材料的,要打印成纸质档案;文件是纸质材料的,要扫描成电子档案(没有扫描设备的部门,可预约后到档案馆扫描)。所有电子文字档案在归档前按《金沙澳门官网网址文字材料规范》进行规范化整理,以PDF格式保存。

(三)各部门档案员在疫情防控工作结束一个月内,将档案移交党政办公室。党政办公室在疫情防控工作结束两个月内,把疫情防控工作档案全部归档并移交学校档案馆。学校档案馆要全程做好协调指导工作,及时通报各部门归档情况,将各部门归档工作情况纳入档案工作考核。

(四)加强与档案部门的业务沟通。“防疫档案”具有一定的复杂性和特殊性,各单位在收集整理中,若有任何疑问或困惑,都可以联系学校档案(联系电话:0234983763015123090690),档案馆工作人员将不遗余力做好相关业务指导及主动服务工作。

特此通知

                                党政办公室  

                                2020年3月6日


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